Payroll process atau proses penggajian adalah salah satu tugas utama dari HR department di sebuah perusahaan. Seorang staf HR harus menghitung dengan cermat gaji setiap karyawannya dengan mempertimbangkan berbagai faktor termasuk kehadiran, jam kerja hingga pajak yang perlu dikeluarkan.
Ini tentu bukan hal yang mudah. Tidak heran jika proses ini memakan biaya dan waktu yang tidak sedikit. Dalam artikel ini kita akan membahas apa yang dimaksud dengan biaya payroll perusahaan, kenapa biaya ini bisa besar dan bagaimana cara menghematnya.
Apa Itu Biaya Payroll Perusahaan?
Sumber : Envato
Biaya payroll perusahaan bisa didefinisikan sebagai seluruh pengeluaran yang berhubungan dengan proses penggajian karyawan. Ini mencakup pembayaran gaji pokok, tunjangan, insentif, bonus dan berbagai kompensasi lain yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan. Selain itu, payroll juga termasuk pajak yang harus dibayarkan oleh perusahaan dan karyawan.
Ada berbagai faktor yang bisa memengaruhi besaran biaya payroll yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Ini termasuk jumlah karyawan, besaran gaji dan tunjangan yang diberikan, lokasi geografis, tingkat inflasi hingga peraturan dan kebijakan pemerintah.
Mengapa Biaya Payroll Perusahaan Bisa Membengkak?
Saat ini, masih banyak perusahaan yang melakukan proses penggajian dengan cara yang manual. Ini tidak hanya bisa menghabiskan banyak waktu, tapi juga membutuhkan banyak biaya bagi perusahaan. Perusahaan bahkan bisa menghabiskan hingga 44% biaya waktu dan SDM serta 43% biaya untuk kertas dan dokumen yang digunakan dalam proses ini.
Ada beberapa hal yang menyebabkan biaya operasional payroll perusahaan meningkat antara lain:
Memakan Banyak Waktu dan Prosesnya Tidak Fleksibel
Berdasarkan riset yang dilakukan oleh American Payroll Association, proses penggajian yang dilakukan secara manual akan menelan banyak biaya dan waktu. Sebanyak 40% perusahaan memerlukan lebih dari 80 jam dalam setahun hanya untuk melakukan penggajian secara manual. Mengapa ini bisa terjadi?
Seperti yang sempat disinggung di awal artikel, sebelum membayarkan gaji, HR harus menghitung total kehadiran dan menghitung pajak PPh 21 sebelum mendapatkan nilai gaji total. Ini belum termasuk kondisi lain seperti adanya perubahan pada peraturan ketenagakerjaan. Kalau ini terjadi, tim HR harus melakukan penyesuaian lagi.
Risiko Human Error Sangat Tinggi
Dengan tugas yang begitu banyak ditambah aturan yang berubah-ubah, ini bisa membuat tim HR kewalahan dan pada akhirnya kurang fokus. Terlebih, tim HR juga punya tugas lain yang berhubungan dengan produktivitas perusahaan. Jika hal ini dibiarkan, risiko terjadinya human error berupa kesalahan dalam penghitungan gaji akan semakin besar.
Apabila terjadi kesalahan penghitungan yang berulang-ulang, tim HR harus melakukan penghitungan ulang. Ini akan semakin memakan waktu waktu dan membuat biaya payroll jadi semakin besar.
Sistem Kerja yang Tidak Terintegrasi
Tidak sedikit HR perusahaan yang harus lembur hanya untuk menghitung gaji. Hal ini bisa disebabkan oleh data yang tidak tersinkronisasi. Misalnya tim HR masih harus menunggu data surat perintah lembur dari bagian produksi. Belum lagi kalau ada data presensi karyawan yang tidak bisa dicetak karena ada masalah pada mesinnya dan lain sebagainya.
Karena sistem kerja yang tidak terintegrasi ini terjadilah double work yakni pekerjaan yang sama dilakukan oleh dua orang yang berbeda. Ini juga akan membuat proses operasional payroll membutuhkan SDM yang lebih banyak dan tentunya biaya yang harus dikeluarkan akan semakin banyak.
Nusawork, Solusi Tekan Biaya Operasional Payroll untuk Perusahaan
Dengan berbagai pertimbangan di atas, penggunaan software HR yang terdigitalisasi dan terotomasi seperti Nusawork sangat direkomendasikan. Nusawork menyediakan 3 fitur utama yang akan memudahkan proses kerja tim HR sekaligus menurunkan biaya operasional payroll perusahaan. Ketiga fitur tersebut adalah:
- Absensi geotagging untuk memudahkan proses absensi menjadi lebih fleksibel dan lebih akurat
- Pengelolaan jadwal kerja termasuk jam lembur yang lebih efisien
- Memudahkan proses penggajian dengan sistem terotomasi dan minim risiko human error.
Jadi, masih bimbang dengan biaya operasional payroll yang tinggi? Saatnya beralih ke Nusawork. Cek selengkapnya fitur-fitur Nusawork di sini.
Hubungi Sales