Aturan Struktur dan Skala Upah serta Panduan Menyusunnya

Ringkasan: Perusahaan wajib memiliki dokumen struktur dan skala upah berdasarkan Permenaker No. 1 Tahun 2017 untuk menjamin keadilan gaji dan mencegah turnover. Kelalaian menyusun dokumen ini berisiko sanksi administratif bertingkat dari teguran hingga pembekuan izin usaha sesuai PP No. 36 Tahun 2021.

Kebocoran informasi gaji adalah salah satu pemicu utama turnover karyawan. Ketika seorang staf senior mengetahui gaji rekan baru di timnya ternyata lebih tinggi, motivasi kerja langsung merosot. Masalah ini sering berakhir dengan pengunduran diri karyawan bertalenta.

Masalah tersebut kerap terjadi pada perusahaan yang menentukan gaji berdasarkan negosiasi sesaat atau angka pada slip gaji lama pelamar, tanpa acuan internal yang jelas. Pemerintah mewajibkan setiap pengusaha menyusun struktur dan skala upah agar pemberian kompensasi berlangsung adil, transparan, dan sesuai daya tahan finansial perusahaan.

Prinsip Dasar dan Dasar Hukum Skala Upah

Pemerintah menetapkan skala upah sebagai rentang nominal gaji dari yang terendah hingga tertinggi untuk setiap golongan jabatan dalam sebuah perusahaan. Dokumen ini resmi menjadi kewajiban hukum lewat Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) No. 1 Tahun 2017.

Penetapan rentang gaji tidak berpatokan pada selera manajemen semata. Tim HR wajib memperhitungkan lima faktor utama saat memetakan kompensasi:

1. Golongan jabatan: Hierarki peran di perusahaan, mulai dari level staf operasional hingga jajaran manajemen puncak.
2. Jabatan: Spesifikasi pekerjaan dan tanggung jawab yang dipegang oleh karyawan secara spesifik.
3. Masa kerja: Durasi pengabdian karyawan di perusahaan tersebut.
4. Pendidikan: Latar belakang akademis minimal yang dibutuhkan untuk menjalankan peran terkait.
5. Kompetensi: Keahlian, sertifikasi, atau keterampilan khusus yang relevan dan dibutuhkan untuk mengeksekusi pekerjaan.

Manfaat Skala Upah yang Transparan Bagi Perusahaan

Penerapan skala upah yang tertata bukan sekadar formalitas untuk menghindari pemeriksaan dinas tenaga kerja. Kebijakan ini berdampak langsung pada stabilitas biaya operasional dan efisiensi manajemen SDM.

Penerapan skema ini menegakkan keadilan internal di antara para pekerja. Saat karyawan merasa dibayar adil sesuai bobot kerjanya, tingkat kecemburuan sosial menurun tajam. Pekerja memahami bahwa kenaikan penghasilan dicapai melalui peningkatan kompetensi atau promosi jabatan, bukan lewat desakan tanpa dasar.

Selain itu, skala upah yang jelas mempercepat proses rekrutmen. Tim HR memiliki batasan anggaran yang konkret saat bernegosiasi dengan kandidat pelamar. HR tidak akan menawarkan gaji berlebihan yang merusak anggaran tim, atau menawar terlalu rendah hingga kandidat potensial memilih mundur.

Sanksi Hukum Bagi Perusahaan yang Mengabaikan Skala Upah

Pemerintah memberlakukan penegakan hukum tegas bagi perusahaan yang mempekerjakan karyawan tanpa skema pengupahan baku.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, otoritas ketenagakerjaan menjatuhkan sanksi administratif secara bertingkat kepada pelanggar:

1. Teguran tertulis: Peringatan resmi pertama dari dinas ketenagakerjaan setempat.
2. Pembatasan kegiatan usaha: Penundaan perizinan ekspansi atau pengurangan kapasitas operasi.
3. Penghentian sementara alat produksi: Penyetopan sebagian atau seluruh fasilitas kerja operasional.
4. Pembekuan izin usaha: Pencabutan izin yang menghentikan seluruh kegiatan bisnis perusahaan secara hukum.

Tahapan Praktis Menyusun Struktur dan Skala Upah

Menyusun skema gaji membutuhkan objektivitas agar setiap rupiah yang dikeluarkan perusahaan mencerminkan beban kerja riil. HR perlu menjalankan empat tahapan berikut secara sistematis.

1. Menganalisis Jabatan dan Deskripsi Pekerjaan

Langkah awal dimulai dengan mendata seluruh posisi aktif di organisasi. HR mengidentifikasi detail tugas, wewenang, tanggung jawab, serta risiko kerja dari masing-masing peran. Hasil analisis ini dituangkan ke dalam dokumen deskripsi pekerjaan yang komprehensif. Hindari menggabungkan dua posisi yang memiliki metrik kinerja dan indikator pencapaian berbeda.

2. Mengevaluasi Bobot Tanggung Jawab Setiap Posisi

Setelah deskripsi pekerjaan terdokumentasi, berikan penilaian pada bobot masing-masing posisi untuk membandingkan tingkat kesulitannya. Praktisi HR umumnya menggunakan metode poin dalam proses ini. Jabatan yang menuntut pengambilan keputusan strategis atau pengelolaan tim memperoleh poin lebih tinggi dibanding peran pendukung yang bersifat rutin.

3. Mengelompokkan Peran Sejenis ke Dalam Golongan Jabatan

Posisi yang menghasilkan total poin berdekatan dimasukkan ke dalam satu golongan yang sama. Sebagai contoh, posisi Staf IT Junior dan Staf Finance Junior dikelompokkan ke dalam Golongan 1 karena memiliki bobot tanggung jawab yang relatif setara. Sementara itu, posisi Manajer Produksi dan Manajer Pemasaran masuk ke dalam Golongan 4.

4. Menetapkan Rentang Nominal dan Nilai Tengah Gaji

Tahap akhir adalah menetapkan nominal rupiah untuk setiap golongan jabatan. HR menentukan nilai minimum, nilai tengah (midpoint), dan nilai maksimum. Selisih antara nilai minimum dan maksimum disebut sebagai spread. Posisi manajerial umumnya memiliki spread lebih lebar karena variasi kontribusi dan dampak kinerjanya sangat luas terhadap bisnis.

Saat mentransisikan skema lama ke skala upah baru, HR sering menjumpai kondisi red-circle rate (gaji karyawan saat ini melebihi batas maksimum golongan) dan green-circle rate (gaji di bawah batas minimum golongan). Bagi karyawan di area green-circle, perusahaan wajib menaikkan gajinya secara bertahap hingga mencapai batas minimum. Sebaliknya, karyawan di area red-circle tidak perlu mengalami pemotongan gaji, namun kenaikan gaji pokoknya dibekukan sementara sampai golongan jabatannya naik.

Tabel berikut mengilustrasikan penyusunan struktur upah berbasis golongan:

Catatan: Angka dalam tabel merupakan simulasi perhitungan. Praktik di lapangan wajib menyesuaikan dengan besaran Upah Minimum Provinsi (UMP) atau Upah Minimum Kabupaten/Kota (UMK) yang berlaku, serta kondisi finansial perusahaan.

Digitalisasi Data Karyawan untuk Mendukung Pengupahan

Memetakan puluhan hingga ratusan karyawan ke dalam golongan upah menuntut ketelitian tinggi. Kesalahan input data golongan atau masa kerja berisiko memicu salah hitung gaji bulanan.

Mempelajari apa itu HRIS memberi gambaran bagaimana sistem otomatis mengintegrasikan data jabatan, kinerja, dan komponen kompensasi secara terpusat.

Untuk variabel spesifik seperti level sertifikasi teknis atau lisensi keahlian, Anda bisa menerapkan cara mengelola data karyawan tambahan dengan custom field. Informasi terstruktur ini memudahkan tim HR mengevaluasi kelayakan kenaikan golongan karyawan.

Agar proses adopsi berjalan lancar tanpa mengganggu operasional harian, pahami cara pilih aplikasi HRIS Indonesia dengan dukungan implementator. Pendampingan dari tim profesional memastikan perpindahan data gaji manual ke sistem digital selesai tepat waktu tanpa merepotkan tim IT perusahaan Anda.

FAQ Seputar Struktur dan Skala Upah

Apakah skala upah wajib dibuat oleh UMKM?

Secara regulasi, seluruh entitas bisnis yang mempekerjakan karyawan dengan imbalan upah wajib memiliki skala upah. Bagi UMKM, struktur golongan dapat dibuat lebih sederhana sesuai skala organisasi dan batas kemampuan keuangan bisnis.

Bolehkah HR merahasiakan rentang gaji dari karyawan?

Tidak sepenuhnya. Permenaker No. 1 Tahun 2017 mewajibkan pengusaha memberitahukan rentang gaji minimum dan maksimum kepada karyawan secara perorangan, khusus untuk golongan jabatan yang sedang diduduki oleh karyawan bersangkutan.

Apakah tunjangan jabatan masuk ke dalam skala upah ini?

Tidak. Skala upah difokuskan untuk mengatur besaran upah pokok. Tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, serta fasilitas operasional dihitung sebagai komponen terpisah pada perincian gaji bulanan.

Berapa persentase spread yang ideal antara gaji minimum dan maksimum?

Regulasi pemerintah tidak membatasi persentase spread secara kaku. Dalam praktik manajemen kompensasi yang umum digunakan HR, rentang 20 hingga 30 persen berlaku untuk level pelaksana, sementara level manajerial menggunakan rentang 40 hingga 50 persen karena variasi dampak kinerjanya lebih luas.

Menata Pengupahan Perusahaan Lebih Efisien

Penyusunan skala upah yang sistematis menciptakan iklim kerja yang transparan dan meminimalkan konflik internal. Karyawan mendapatkan kepastian karier, sementara manajemen memiliki kendali penuh atas anggaran tenaga kerja.

Bila tim HR Anda masih menghabiskan waktu merekap absensi, menghitung prorata, dan mengelompokkan data gaji secara manual, saatnya beralih ke otomatisasi. Nusawork menyajikan solusi HRIS Core lengkap dengan Modul Payroll & Pajak serta Employee Management. Seluruh proses penggajian dan pembaruan data karyawan berjalan otomatis tanpa merepotkan tim IT Anda. Pelajari fitur selengkapnya dan jadwalkan demo di Nusawork.