Apa fungsi absensi karyawan? Apa saja contohnya? Yuk, simak uraiannya di sini dan gunakan layanan administrasi HR dari Nusawork untuk kelancaran bisnismu!
Sumber : Envato
Absensi karyawan merupakan dokumen penting sebagai dasar penilaian kinerja dan tanggung jawab pekerja. Absensi ini juga menjadi salah satu indikator perhitungan tunjangan yang memengaruhi jumlah gaji yang akan didapat oleh pekerja.
Mengingat pentingnya daftar hadir, perusahaan tentu berupaya untuk memastikan sistem absensi berjalan lancar untuk mengurangi risiko kecurangan. Lantas, apa sebenarnya fungsi absensi? Apa saja jenis contoh laporan absensi pekerja? Yuk, simak penjelasan singkat berikut.
Sumber : Envato
Fungsi Absensi Pekerja
Pada dasarnya absensi pekerja berfungsi sebagai laporan mengenai kehadiran karyawan di lingkup perusahaan. Selain memastikan karyawan hadir dan memenuhi tanggung jawabnya, laporan absensi pekerja juga memiliki sejumlah fungsi lainnya, yakni:
- Memastikan operasional perusahaan berjalan optimal.
- Mendapatkan informasi kinerja dan performa seluruh pekerja.
- Menjadi salah satu bahan laporan untuk evaluasi karyawan.
- Merupakan tolak ukur komponen penting dalam pemberian apresiasi, bonus, ataupun promosi jabatan.
- Memudahkan pemberian gaji dan tunjangan.
- Menumbuhkan integritas karyawan agar lebih disiplin dan jujur dalam bekerja.
- Memantau produktivitas harian perusahaan.
Jenis dan Contoh Format Absensi Kehadiran Karyawan
Di era digital saat ini, perusahaan tak hanya menerapkan sistem manual, melainkan juga otomatis. Perlu dipahami bahwa setiap jenis absensi memiliki keunggulan dan kekurangannya masing-masing.
● Absensi Karyawan Manual
Absensi manual dapat dilakukan dengan menulis kehadiran di kertas, dokumen Excel, atau memasukkan kartu pekerja atau absen ke mesin analog yang tersedia. Cara manual sering digunakan oleh perusahaan dengan jumlah karyawan yang sedikit.
● Absensi Digital
Absensi digital hadir untuk kemudahan. Kamu bisa mengisi absensi melalui aplikasi di ponsel maupun website. Umumnya, absensi digital menggunakan GPS (titik lokasi). Namun, ada juga yang menggunakan autentifikasi wajah, sidik jari, dan barcode sehingga risiko titip absen atau pemalsuan data absensi dapat diminimalisasi.
Contoh Format Absensi Pekerja
Tak berbeda dengan jenis laporan lainnya, absensi juga memiliki format khusus sebagai penanda bahwa laporan tersebut berisikan daftar hadir para pekerja. Adapun poin penting yang harus ada di dalam absensi, di antaranya:
- Tanggal pembuatan absensi.
- Nama karyawan.
- Jabatan.
- Jam masuk dan keluar.
- Status kehadiran (hadir, alfa, atau cuti).
Contoh Absensi Pekerja Shift
Di bagian atas biasanya tertulis absensi karyawan shift yang kemudian diikuti dengan:
- Nama karyawan dan divisi.
- Nomor induk karyawan.
- Keterangan waktu.
- Keterangan mengenai waktu shift, masuk dan keluar.
Contoh Absensi Pekerja Lepas
Di bagian atas tertulis absensi karyawan lepas kemudian dilanjut dengan nama karyawan, divisi karyawan, dan keterangan waktu ketika pekerja lepas memulai pekerjaan dan waktu ketika menyelesaikannya.
Contoh Absensi Izin Pekerja
Di bagian paling atas tertulis mengenai jenis laporan, yakni absensi izin karyawan. Di bagian bawahnya persis terdapat informasi mengenai tanggal dan waktu absensi. Pada bagian selanjutnya akan ditulis:
- Nama karyawan dan nomor induk.
- Divisi karyawan.
- Alasan izin, misalnya sakit, cuti melahirkan, tanpa keterangan, atau lainnya.
Contoh Absensi Perjalanan Dinas
Tak jarang karyawan akan melakukan perjalanan dinas jika dibutuhkan. Meskipun perjalanan dinas merupakan perintah resmi dari perusahaan, hal ini tetap dicatat dalam absensi. Tujuannya untuk memastikan bahwa karyawan tersebut memenuhi tanggung jawab sekalipun tidak berada di tempat.
Contoh format absensi perjalanan dinas, meliputi:
- Waktu pembuatan absensi.
- Nama karyawan, divisi, dan nomor induk.
- Periode perjalanan dinas.
- Tujuan dan lokasi perjalanan dinas.
- Informasi mengenai kegiatan selama melaksanakan perjalanan dinas.
- Lampiran mengenai biaya akomodasi dan transportasi perjalanan dinas.
Contoh Absensi Pekerja Lembur
Sesuai namanya, absensi ini ditujukan untuk karyawan yang mau mengikuti lembur di luar jam kantor. Untuk membuat absensinya, kamu hanya perlu menulis absensi karyawan lembur di bagian atas.
Pada bagian bawah berisikan nama, nomor induk karyawan beserta divisi, dan keterangan waktu lembur. Bagian selanjutnya keterangan mengenai durasi lembur. Seluruh kolom harus diisi dengan benar karena hal tersebut memengaruhi besaran uang lembur yang akan diterima karyawan.
Demikianlah uraian singkat mengenai absensi karyawan beserta contohnya yang bisa kamu pelajari. Untuk memudahkan pencatatan gaji maupun absensi kehadiran pekerja, ada baiknya mulai beralih ke sistem digital layanan HR dari Nusawork. Berbekal sistem tersebut, seluruh pencatatan akan dilakukan secara otomatis menggunakan alat bantu yang telah terdigitalisasi. Tak hanya hemat waktu, sistem HR dari Nusawork dapat mengurangi risiko kesalahan. Asyiknya lagi, layanan ini juga akan memudahkan kamu mengurus seluruh proses administrasi HR serta manajemen SDM. Berkat layanan HR dari Nusawork, kerja jadi cepat dan tepat! Ayo, segera beralih ke layanan dari Nusawork dan cek fitur lengkapnya sekarang!
Hubungi Sales