Jika tidak ada hari tanpa bekerja, apakah ada hari tanpa rapat atau no meeting day? Pasalnya, tidak sedikit perusahaan menerapkan daily meeting, yang ternyata bisa membuat para karyawan bosan dan kurang produktif bekerja.
Nah, dilansir dari berbagai sumber, ternyata ada lho istilah no meeting day, yang biasanya diterapkan oleh perusahaan startup. Kira-kira, apa sih sebenarnya no meeting day ini? Mengapa perlu diterapkan dan apa kelebihan dan kekurangannya?
Mengenal No Meeting Day
Jika kamu pernah mendengar istilah no bra day yang artinya hari tanpa memakai bra, maka no meeting day adalah hari tanpa rapat. Di mana pada hari tersebut adalah hari tidak ada satupun jadwal rapat atau meeting di kantor.
Lho, bukannya daily meeting, weekly meeting, atau monthly meeting adalah kebijakan yang dibuat perusahaan? Mana bisa kita menolaknya?
Ya, konsep ini memang bisa diterapkan langsung oleh perusahaan (memilih satu hari untuk tidak menggelar rapat) atau bisa juga Anda yang memilih untuk tidak ikut rapat (satu hari dalam seminggu), misalnya setiap hari Jumat karena sudah dalam suasana weekend.
Kenapa No Meeting Day Perlu Ada?
Selain bisa terbebas dari rasa tanggung jawab rapat harian, kira-kira kenapa no meeting day perlu ada? Mungkin terdengar egois, tapi ternyata hal ini bisa jadi bermanfaat untuk kelangsungan kerja perusahaan atau bahkan Anda.
Apalagi bagi Anda yang di perusahaannya ada meeting harian, yang mungkin bisa dibilang cukup mengganggu produktivitas. Berikut adalah manfaatnya:
1. Fokus dan Produktivitas yang Lebih Tinggi
Dengan menghilangkan pertemuan pada hari tertentu, anggota tim dapat fokus sepenuhnya pada tugas-tugas mereka. Mereka dapat mengalokasikan waktu yang lebih besar untuk bekerja pada proyek, menyelesaikan tugas, dan memecahkan masalah tanpa gangguan pertemuan yang terjadwal. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
2. Kreativitas dan Inovasi
Dengan lebih banyak waktu yang tersedia tanpa pertemuan, anggota tim memiliki kesempatan untuk berpikir secara kreatif dan menghasilkan ide-ide inovatif. Mereka dapat menggunakan waktu tersebut untuk refleksi, riset, dan eksperimen yang mungkin sulit dilakukan saat pertemuan terjadwal rutin.
3. Pengelolaan Waktu yang Lebih Baik
No Meeting Day membantu dalam mengelola waktu dengan lebih efektif. Anggota tim dapat mengatur jadwal mereka dengan lebih baik, mengoptimalkan waktu mereka untuk menyelesaikan tugas-tugas penting, atau bahkan mengalokasikan waktu untuk pengembangan pribadi. Hal ini membantu mengurangi tekanan dan membawa keseimbangan dalam pekerjaan sehari-hari.
4. Kesejahteraan dan Keseimbangan Kerja-Hidup
No Meeting Day dapat memberikan waktu yang berharga bagi anggota tim untuk menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Mereka dapat menggunakan waktu ini untuk melakukan kegiatan non-pekerjaan yang menyegarkan pikiran, menjaga kesehatan fisik dan mental, serta menghabiskan waktu bersama keluarga dan teman.
5. Kolaborasi yang Lebih Efektif
Sementara No Meeting Day mengurangi pertemuan formal, ini juga mendorong kolaborasi yang lebih efektif pada hari-hari lain. Ketika pertemuan dijadwalkan dengan lebih selektif, tim cenderung lebih terfokus dan siap untuk berpartisipasi dalam sesi kolaboratif yang penting. Ini dapat memperbaiki kualitas pertemuan dan mengoptimalkan waktu yang dihabiskan dalam interaksi tim.
Perlu dicatat bahwa implementasi No Meeting Day perlu memperhatikan kebutuhan dan dinamika khusus tim dan organisasi. Tidak semua hari bisa menjadi No Meeting Day dan komunikasi yang efektif tetap penting.
Kelebihan dan Kekurangan No Meeting Day
Kelebihan No Meeting Day:
- Bekerja lebih fokus dan produktivitas yang lebih tinggi
- Lebih banyak waktu karyawan untuk berpikir lebih kreatif dan inovatif
- Pengelolaan waktu yang lebih baik (lebih baik dipakai kerja daripada dipakai meeting)
- Memiliki keseimbangan kerja-hidup yang lebih baik
- Kolaborasi yang lebih efektif dengan memprioritaskan pertemuan yang benar-benar penting
Kekurangan No Meeting Day:
- Kurangnya komunikasi dan sinkronisasi karena bagaimanapun Anda harus menginformasikan hal-hal update ke organisasi/perusahaan
- Kesulitan untuk mengatur jadwal ketika ingin bekerja tim
- Kurangnya pembaharuan dan sinkronisasi tim
- Berpotensi kehilangan pembaruan informasi atau kehilangan momen untuk bisa berkoordinasi dengan baik dengan divisi lain
Cara Penerapan No Meeting Day
Tidak selalu hari Jumat, kira-kira kapan dan bagaimana cara no meeting day bisa perusahaan atau Anda terapkan? Oke, berikut adalah beberapa hal yang perusahaan atau Anda pertimbangkan, sebelum menerapkan no meeting day.
Jika ditanya kapan Anda bisa memutuskan untuk menerapkan no meeting day? Jawabannya:
- Ketika jadwal Anda mulai padat dan harus memprioritaskan pekerjaan daripada ikut meeting harian
- Ketika alur kerja sudah mulai berantakan, dan kamu membutuhkan satu hari untuk menyelesaikannya
- Meeting harian mulai membuatmu lelah dan membosankan, karena masih ada hari lainnya untuk meeting
Jika semua hal tersebut sudah membuatmu sulit untuk produktif, maka segera ambil langkah untuk no meeting day, dengan cara berikut:
1. Evaluasi Kebutuhan dan Dinamika Tim
Pertama-tama, lakukan evaluasi menyeluruh terhadap kebutuhan dan dinamika tim Anda. Pertimbangkan tugas dan proyek yang sedang dikerjakan, komunikasi yang dibutuhkan, dan tingkat ketergantungan pada pertemuan untuk berkolaborasi.
2. Tentukan Frekuensi No Meeting Day
Pilih frekuensi No Meeting Day yang sesuai untuk tim Anda. Ini dapat berupa satu hari dalam seminggu, seperti hari tertentu setiap minggu, atau frekuensi yang lain, seperti satu hari setiap dua minggu. Pertimbangkan kebutuhan tim Anda dan pastikan bahwa jadwal tersebut dapat diterapkan dengan lancar.
3. Komunikasikan dan Sosialisasikan
Berikan komunikasi yang jelas dan terbuka kepada tim tentang kebijakan No Meeting Day yang akan diterapkan. Jelaskan alasan di balik kebijakan tersebut, manfaat yang diharapkan, dan bagaimana ini akan membantu meningkatkan fokus, produktivitas, dan keseimbangan kerja-hidup.
4. Koordinasi Jadwal
Mintalah anggota tim untuk melakukan koordinasi jadwal dan menyesuaikan pertemuan mereka di luar No Meeting Day. Pastikan semua anggota tim dapat berpartisipasi dalam proses ini dan bekerja sama untuk menemukan waktu yang cocok bagi semua pihak.
5. Buat Pedoman dan Aturan yang Jelas
Tetapkan pedoman dan aturan yang jelas terkait No Meeting Day. Misalnya, larang jadwal pertemuan yang tidak mendesak pada hari tersebut, kecuali dalam situasi darurat atau keadaan penting.
Jelaskan harapan terhadap komunikasi alternatif yang dapat digunakan pada No Meeting Day, seperti komunikasi melalui email, pesan instan, atau platform kolaboratif.
6. Tinjau dan Evaluasi
Setelah menerapkan kebijakan No Meeting Day, lakukan tinjauan dan evaluasi secara teratur. Dengan melibatkan anggota tim, evaluasi dampak kebijakan tersebut terhadap produktivitas, kualitas kerja, dan keseimbangan kerja-hidup. Sesuaikan kebijakan jika diperlukan berdasarkan umpan balik dan hasil evaluasi.
7. Berikan Fleksibilitas
Meskipun No Meeting Day telah ditetapkan, tetap berikan fleksibilitas untuk keadaan yang mendesak atau situasi yang membutuhkan pertemuan. Jaga keseimbangan antara membatasi pertemuan dan memastikan kolaborasi yang efektif dalam situasi-situasi yang memerlukan interaksi langsung.
Ajukan No Meeting Day Pakai Software HR Nusawork
Bagaimana? Apakah Anda sudah mulai perlu menerapkan no meeting day atau akan mengajukan permohonan no meeting day ke perusahaan? Jika ia, cobalah untuk membuat jadwal kalender meeting yang sesuai dengan skala prioritas Anda.
Agar lebih mudah mengaturnya, Anda dan perusahaan tempat Anda bekerja bisa menggunakan software khusus HR seperti Nusawork, yang bisa membantu Anda menjadwalkan kapan Anda meeting dengan tim, dengan klien, atau jika Anda ingin mengosongkan jadwal meeting.
Pastikan Anda telah menguasai fitur-fitur yang disediakan oleh Nusawork untuk memanfaatkannya secara optimal dalam mengelola kebijakan no meeting day. Perusahaan khususnya tim HR, juga tentunya akan dimudahkan dengan adanya software ini.
Karena, tim HR tidak kesulitan lagi untuk mengelola jadwal karyawan-karyawan, secara manual. Mereka bisa isi sendiri di fitur yang sudah disediakan, dengan mudah, cepat secara realtime!
Misalnya, Anda bisa mengatur jadwal meeting dengan mudah dan lebih efektif dengan Nusawork. Bahkan, tim HR juga bisa menggunakan fitur “announcement” untuk mengumumkan no meeting day, atau ketika ingin menetapkan meeting sebagai event di kalender Nusawork. Mudah kan?
Sudahkah perusahaan Anda beralih ke pengelolaan karyawan yang lebih modern? Yuk, gunakan software Nusawork untuk pekerjaan HR yang lebih mudah!
Hubungi Sales