Aturan SP 1, 2, 3 Karyawan dan Prosedur Penerbitannya

Ringkasan: Pemberian Surat Peringatan (SP) 1, 2, dan 3 merupakan tahapan pembinaan disiplin karyawan yang diatur ketat dalam UU Cipta Kerja dan PP 35 Tahun 2021. Setiap tingkat SP berlaku maksimal selama 6 bulan. Perusahaan berhak melakukan PHK jika pelanggaran berulang terjadi saat SP 3 masih aktif. Khusus pelanggaran mendesak, perusahaan dapat melewati prosedur SP dan langsung memberhentikan karyawan.

Seorang karyawan di tim Anda sering datang terlambat, mengabaikan tenggat pekerjaan, dan memengaruhi produktivitas tim secara keseluruhan. Pemilik bisnis atau manajer sering kali tergoda langsung memberhentikan karyawan tersebut hari itu juga demi menyelamatkan operasional perusahaan.

Tindakan terburu-buru memberhentikan karyawan tanpa prosedur Surat Peringatan (SP) yang sah membuka celah hukum serius. Pemecatan tanpa prosedur baku berisiko tinggi berujung sengketa di Pengadilan Hubungan Industrial (PHI), tempat perusahaan kerap kalah dan diwajibkan membayar kompensasi penuh akibat pemutusan hubungan kerja yang cacat prosedur.

Aturan SP karyawan bukan sekadar formalitas di atas kertas, melainkan instrumen pembinaan wajib menurut undang-undang ketenagakerjaan. Kesalahan menghitung masa berlaku atau melompati urutan penerbitan membatalkan keabsahan PHK. Panduan berikut membahas aturan teknis pendisiplinan karyawan agar tindakan tegas perusahaan tetap aman secara hukum.

Dasar Hukum Surat Peringatan di Indonesia

Setiap Surat Peringatan dari HR harus berdiri di atas pijakan hukum yang kokoh. Ketika karyawan menolak keputusan pendisiplinan dan membawa masalah ke Dinas Tenaga Kerja, kelengkapan berkas serta kesesuaian prosedur menjadi penentu posisi perusahaan.

Penerbitan SP diatur dalam UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi Undang-Undang. Ketentuan teknis yang menjadi rujukan utama HR tertuang dalam Peraturan Pemerintah (PP) No. 35 Tahun 2021, khususnya Pasal 52.

Regulasi ini memberi kewenangan kepada pengusaha untuk memproses Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) jika pekerja melanggar Perjanjian Kerja (PK), Peraturan Perusahaan (PP), atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB) setelah menerima teguran tertulis secara bertahap.

Aturan Jangka Waktu dan Tahapan Penerbitan SP 1, 2, dan 3

Penerbitan teguran disiplin membutuhkan jeda waktu yang rasional. Hukum merancang tahapan ini untuk memberi kesempatan kepada karyawan dalam memperbaiki kinerjanya.

1. Surat Peringatan Pertama (SP 1): HR menerbitkan SP 1 saat karyawan melakukan pelanggaran atau mengabaikan teguran lisan. Surat ini berlaku efektif selama 6 bulan sejak tanggal diterbitkan.
2. Surat Peringatan Kedua (SP 2): Jika karyawan kembali melakukan pelanggaran ketika SP 1 masih aktif dalam periode 6 bulan, perusahaan berhak mengeluarkan SP 2. Masa berlaku SP 2 juga dihitung 6 bulan sejak tanggal penerbitan.
3. Surat Peringatan Ketiga (SP 3): Apabila karyawan melanggar aturan lagi saat SP 2 masih aktif, HR menerbitkan SP 3 atau peringatan terakhir. Masa berlakunya sama, yaitu 6 bulan. Jika pelanggaran kembali terjadi di dalam masa aktif SP 3, perusahaan memiliki dasar hukum penuh untuk mengeksekusi PHK.

Satu hal penting yang kerap membingungkan praktisi HR adalah mekanisme kedaluwarsa atau "reset". Masa berlaku SP tidak terakumulasi selamanya. Sebagai contoh, jika karyawan menerima SP 1 pada 1 Januari, masa berlakunya berakhir pada 1 Juli. Jika karyawan menunjukkan perbaikan sikap selama rentang waktu tersebut lalu membuat kesalahan baru pada 15 Agustus, HR tidak boleh menerbitkan SP 2. Status pelanggaran kembali ke SP 1 karena sanksi sebelumnya sudah hangus secara hukum.

Prinsip ini menuntut HR untuk tertib dalam mengelola dokumen karyawan. Catatan riwayat SP yang rapi memastikan HR tahu persis status kedaluwarsa setiap sanksi sebelum mengambil keputusan pendisiplinan berikutnya.

Kapan Perusahaan Boleh Bypass Urutan SP?

Perusahaan tidak selalu harus menunggu proses berjenjang selama berbulan-bulan jika tingkat pelanggaran yang dilakukan tergolong berat. Undang-undang memberikan dua skenario resmi untuk melompati urutan SP.

1. Pelanggaran Berat yang Spesifik di Peraturan Perusahaan

Perusahaan berhak langsung menerbitkan SP 3 atau SP Terakhir tanpa melewati SP 1 dan SP 2, syaratnya kategori pelanggaran tersebut tercantum tegas dalam Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB) yang disahkan Disnaker. Contohnya, pelanggaran terhadap aturan jam kerja shift malam yang meninggalkan pos kerja vital tanpa izin hingga menghentikan operasional pabrik, selama PP perusahaan telah menggolongkannya sebagai pelanggaran berat bersanksi SP 3.

2. Pelanggaran Bersifat Mendesak (PHK Langsung)

Pasal 52 ayat (2) PP 35 Tahun 2021 mengizinkan pengusaha melakukan PHK seketika tanpa melayangkan SP 1, 2, maupun 3 jika pekerja melakukan pelanggaran bersifat mendesak. Beberapa contoh pelanggaran mendesak yang sah menurut regulasi meliputi:

• Melakukan penipuan, pencurian, atau penggelapan uang maupun barang milik perusahaan.
• Mabuk, mengonsumsi minuman keras, atau mengedarkan obat-obatan terlarang di lingkungan kerja.
• Melakukan perbuatan asusila atau pelecehan seksual di tempat kerja.
• Menganiaya, mengintimidasi, atau mengancam rekan kerja maupun jajaran manajemen.
• Sengaja atau ceroboh membahayakan keselamatan diri sendiri dan rekan kerja di area kerja.
• Membocorkan rahasia perusahaan atau mencemarkan nama baik perusahaan.

Saat menghadapi situasi mendesak seperti ini, amankan bukti fisik atau digital, buat berita acara kejadian, dan libatkan pihak berwajib jika mengandung unsur tindak pidana sebelum menerbitkan surat pemutusan hubungan kerja.

Konsekuensi Pesangon PHK Setelah SP 3 Berakhir

Pemberhentian karyawan akibat pelanggaran disiplin tetap membebankan kewajiban finansial bagi perusahaan. Skema pembayaran hak PHK karena pelanggaran aturan berbeda dari PHK akibat pengurangan karyawan atau efisiensi.

Sesuai Pasal 52 ayat (1) PP 35 Tahun 2021, berikut rincian hak finansial wajib bagi karyawan yang diberhentikan setelah melakukan pelanggaran di masa aktif SP 3:

Menahan atau menghapus kompensasi UPMK dan UPH dengan alasan karyawan dipecat akibat pelanggaran merupakan langkah keliru yang melanggar hukum. Tim HR dan keuangan wajib menghitung hak karyawan berdasarkan formula regulasi tersebut untuk menghindari tuntutan perdata di kemudian hari.

FAQ Aturan Surat Peringatan Karyawan

Apakah SP 1, 2, dan 3 memotong gaji pokok karyawan?

Surat Peringatan merupakan instrumen teguran administratif untuk pembinaan, bukan sanksi denda keuangan. Perusahaan dilarang memotong gaji pokok karyawan karena penerbitan SP. Meski demikian, perusahaan berhak menahan bonus, insentif kinerja, atau tunjangan tidak tetap apabila Peraturan Perusahaan menetapkan status bebas SP sebagai syarat penerimaan komponen tersebut.

Bolehkah HR menerbitkan SP 1, 2, dan 3 di hari yang berurutan?

Langkah tersebut melanggar azas pembinaan. Penerbitan SP harus menyertakan tenggat waktu wajar agar karyawan berkesempatan memperbaiki perilaku. Jika karyawan melakukan tiga kesalahan kecil dalam tiga hari berturut-turut, HR tidak boleh mengeluarkan SP 1, 2, dan 3 secara bersamaan. Praktik penerbitan SP borongan seperti ini hampir selalu dibatalkan oleh mediasi Disnaker karena mematikan fungsi pembinaan.

Apakah karyawan harus menandatangani fisik SP tersebut?

Tanda tangan karyawan berfungsi sebagai bukti penerimaan dan pemahaman atas teguran. Jika karyawan menolak menandatangani surat tersebut, HR cukup membuat Berita Acara Penolakan yang mencantumkan kronologi penyerahan surat. Mintalah atasan langsung dan saksi dari tim HR menandatangani berita acara tersebut. Surat Peringatan tetap berlaku sah secara hukum meskipun tanpa tanda tangan karyawan.

Apakah karyawan kontrak (PKWT) yang kena SP 3 bisa langsung diputus kontraknya?

Perusahaan berhak mengakhiri kontrak PKWT sebelum masa berlakunya usai apabila karyawan melakukan pelanggaran hingga batas SP 3. Namun, HR wajib memeriksa kembali klausul pengakhiran hubungan kerja pada kontrak PKWT, mengingat aturan PP 35/2021 mensyaratkan kewajiban kompensasi PKWT sesuai masa kerja yang telah dijalani.

Evaluasi Ulang Peraturan Perusahaan Anda

Penanganan sanksi kedisiplinan membutuhkan kerapian administrasi dan kepatuhan prosedur. Kelalaian mencatat tanggal kedaluwarsa atau ketergesaan melompati tahapan SP dapat mengubur keabsahan PHK dan merugikan keuangan perusahaan.

Periksa kembali dokumen Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama yang berlaku saat ini. Pastikan klasifikasi pelanggaran ringan, sedang, berat, dan mendesak tertulis mendetail tanpa memicu multitafsir. Kepastian rumusan dalam Peraturan Perusahaan menjadi pijakan hukum terkuat bagi manajemen dalam mengagendakan tindakan disipliner yang sah dan transparan.