Merasa kinerja karyawan di perusahaan Anda menurun? Terlebih, perusahaan juga mengalami penurunan keuntungan, akibat dari kinerja karyawan yang kurang produktif. Sepertinya, Anda butuh membuat rencana berupa performance improvement Plan atau PIP.
Daripada memutuskan hubungan kerja, lalu mencari pengganti karyawan, lebih baik mempertahankan karyawan lama, tapi bantu dengan cara mendukungnya lewat PIP. Dengan begitu, baik Anda sebagai pemilik usaha dan karyawan, bisa memecahkan masalah bersama.
Yuk, intip apa itu performance improvement plan, manfaat, tujuan, hingga langkah pembuatannya. Pemilik perusahaan hingga HRD wajib tahu!
Apa Itu Performance Improvement Plan (PIP)?
Seperti yang sudah dibahas sedikit sebelumnya, performance improvement plan (PIP) adalah suatu rencana, yang dibuat oleh pengusaha atau manajer. PIP ini sengaja dibuat untuk membantu karyawan yang mengalami penurunan kinerja, atau tidak memenuhi harapan kerja yang ditetapkan.
Adapun, PIP juga memiliki tujuan utama yang penting untuk keberlangsungan produktivitas kerja, yakni untuk mengidentifikasi masalah kinerja, menetapkan langkah-langkah perbaikan, dan memberikan dukungan kepada karyawan untuk meningkatkan kinerjanya.
Tidak hanya itu, ada juga manfaat yang bisa dirasakan oleh perusahaan dan juga karyawan, dari membuat dan menerapkan performance improvement plan yang baik, di perusahaan. Berikut informasinya!
Manfaat Performance Improvement Plan
1. Membantu Klarifikasi dan Menghasilkan Harapan yang Jelas
PIP membantu dalam mengklarifikasi harapan dan standar kinerja yang harus dipenuhi oleh karyawan. Ini memberikan panduan yang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka dan memastikan pemahaman yang konsisten antara manajer dan karyawan.
2. Identifikasi Masalah dan Peluang Perbaikan Masalah
PIP membantu mengidentifikasi masalah kinerja yang mungkin tidak disadari sebelumnya. Ini memberikan kesempatan untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah dan merancang langkah-langkah perbaikan yang sesuai. PIP juga membuka peluang bagi karyawan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka.
3. Menjadi Alat Dukungan dan Bimbingan
PIP memberikan kesempatan bagi manajer dan karyawan untuk bekerja sama dalam merencanakan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan. Karyawan menerima dukungan, bimbingan, dan sumber daya tambahan yang mungkin diperlukan untuk meningkatkan kinerjanya. PIP dapat mencakup pelatihan, mentoring, atau sumber daya lainnya yang membantu karyawan dalam mencapai tujuan perbaikan.
4. Perbaikan Kinerja dan Peningkatan Produktivitas
PIP yang baik memberikan kesempatan bagi karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka melalui tujuan yang jelas dan langkah-langkah perbaikan yang ditetapkan. Dengan melakukan tindakan yang diperlukan, karyawan dapat memperbaiki keterampilan, pengetahuan, atau perilaku yang dapat meningkatkan produktivitas mereka dan kontribusi terhadap organisasi.
5. Retensi Karyawan
PIP yang dilakukan dengan baik dapat membantu organisasi mempertahankan karyawan yang memiliki potensi dan kemauan untuk memperbaiki kinerja mereka. Dengan memberikan bimbingan dan kesempatan perbaikan, PIP dapat memberikan motivasi tambahan kepada karyawan untuk tetap berkomitmen dan mengembangkan diri.
6. Memiliki Proses yang Adil dan Transparan
PIP yang baik harus didasarkan pada komunikasi yang terbuka, umpan balik konstruktif, dan penilaian yang objektif. Hal ini membantu menciptakan proses yang adil dan transparan, di mana karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang masalah kinerja mereka, langkah-langkah perbaikan yang diperlukan, serta konsekuensi yang mungkin timbul.
7. Penghindaran Tindakan Disipliner atau Pemutusan Hubungan Kerja
PIP yang efektif memberikan kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki kinerja mereka sehingga mengurangi kemungkinan tindakan disipliner atau pemutusan hubungan kerja. Dalam banyak kasus, PIP yang baik dapat membantu membalikkan situasi kinerja yang buruk dan memungkinkan karyawan untuk tetap berkontribusi secara positif.
Langkah Pembuatan Performance Improvement Plan (PIP)
Tidak sulit, ada beberapa cara umum yang bisa Anda terapkan, dalam pembuatan Performance Improvement Plan (PIP). Berikut langkah-langkahnya:
- Identifikasi Masalah Kinerja: Langkah pertama adalah mengidentifikasi dengan jelas masalah kinerja yang perlu diperbaiki. Hal ini dapat meliputi penilaian kinerja yang rendah, ketidakpatuhan terhadap kebijakan atau prosedur, penurunan produktivitas, atau kekurangan keterampilan tertentu.
- Kumpulkan Data dan Bukti: Kumpulkan data dan bukti yang relevan yang mendukung identifikasi masalah kinerja. Ini dapat berupa hasil penilaian kinerja, laporan kinerja yang buruk, umpan balik dari rekan kerja atau pelanggan, atau catatan kehadiran dan produktivitas.
- Tetapkan Tujuan yang Jelas: Tetapkan tujuan yang spesifik, terukur, mencapai hasil yang dapat dicapai, dan relevan dengan masalah kinerja yang diidentifikasi. Pastikan tujuan tersebut realistis dan dapat dicapai dalam jangka waktu tertentu.
- Rencanakan Langkah Perbaikan: Rencanakan langkah-langkah perbaikan yang konkret dan spesifik yang dapat membantu karyawan mencapai tujuan perbaikan. Ini dapat mencakup pelatihan tambahan, pengawasan lebih intensif, mentoring, perubahan dalam metode kerja, atau pengalihan tugas.
- Tetapkan Waktu untuk Mencapai Tujuan: Tetapkan waktu yang jelas dan realistis untuk mencapai tujuan perbaikan. Waktu ini harus memberikan karyawan kesempatan yang cukup untuk mengatasi masalah kinerja dan menunjukkan perbaikan yang signifikan.
- Tentukan Dukungan dan Sumber Daya: Pastikan bahwa karyawan memiliki dukungan dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan perbaikan. Ini dapat mencakup akses ke pelatihan, bimbingan dari mentor atau rekan kerja, sumber daya teknologi, atau bantuan tambahan dalam melaksanakan tugas.
- Tentukan Metode Evaluasi: Tentukan metode evaluasi yang akan digunakan untuk memantau kemajuan karyawan dalam mencapai tujuan perbaikan. Ini dapat melibatkan evaluasi periodik, umpan balik yang terstruktur, atau pengukuran kinerja berbasis data.
- Komunikasikan PIP dengan Karyawan: Komunikasikan PIP secara jelas dan terbuka kepada karyawan yang terlibat. Berikan penjelasan yang jelas tentang masalah kinerja yang diidentifikasi, tujuan perbaikan yang ditetapkan, langkah-langkah perbaikan yang direkomendasikan, dan konsekuensi jika tujuan tidak tercapai.
- Monitor dan Beri Umpan Balik: Lakukan pemantauan teratur terhadap kemajuan karyawan dalam mencapai tujuan perbaikan. Berikan umpan balik konstruktif secara teratur untuk membantu karyawan memahami perkembangannya dan memberikan dorongan motivasi.
- Evaluasi dan Tindakan Selanjutnya: Setelah periode PIP selesai, evaluasi kemajuan karyawan dalam mencapai tujuan perbaikan. Jika karyawan telah berhasil memperbaiki.
Nusawork Dukung Pembuatan PIP Karyawan
Nusawork melalui fitur self-service memberdayakan karyawan untuk berperan aktif dalam Performance Improvement Plan (PIP) mereka. Salah satu elemen kunci dari ini adalah fitur clock in, yang memungkinkan HR untuk memantau kehadiran dan waktu kedatangan karyawan, memfasilitasi tujuan PIP seperti meningkatkan disiplin waktu kedatangan.
Fitur self-service juga memberikan karyawan akses ke data KPI kehadiran mereka secara real-time, memungkinkan mereka untuk mengevaluasi dan mengatur kinerja mereka sendiri. Hal ini menciptakan lingkungan kerja yang lebih transparan dan mengakomodasi partisipasi karyawan dalam mencapai tujuan PIP.
Selain itu, jika karyawan ingin lembur atau mengajukan remibursement, mereka dapat mengajukan permintaan melalui hp masing -masing karyawan. Semua proses dikelola dengan efisien dan transparan, memudahkan HR atau manajer dalam proses peninjauan dan persetujuan. Nusawork, melalui fitur ini, mendukung kolaborasi dan efisiensi dalam peningkatan kinerja karyawan.
Hubungi Sales