Sudah berobat mahal-mahal, belanja ini itu untuk keperluan kantor, sampai bolak-balik dinas ke luar kota pakai uang pribadi, tapi kebijakan reimbursement di perusahaan, malah nggak jelas gini! Gimana karyawan nggak ngeluh?
Terus, gunanya fasilitas reimbursement buat apa, kalau ujung-ujungnya, pakai uang pribadi tapi nggak diganti. Perusahaan yang bijak, pasti tidak akan menyulitkan karyawannya, hanya karena proses reimbursement yang tidak efisien!
Coba intip lagi yuk, kira-kira apa penyebab dari kebijakan reimbursement yang nggak jelas di perusahaan Anda!
Apa Itu Reimbursement?
Anda mungkin sudah tidak asing dengan istilah reimbursement, yang sering dikaitkan dengan sistem asuransi di sebuah perusahaan. Tapi, perlu diketahui, bahwa istilah Reimbursement ini tidak hanya terkait asuransi, tapi keperluan lainnya terkait tugas atau tanggung jawab yang harus dilakukan perusahaan.
Reimbursement sendiri merupakan sebuah proses penggantian atau pengembalian uang, yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perusahaan kepada individu atau karyawan, yang telah melakukan pengeluaran atau pembayaran atas nama organisasi atau perusahaan tersebut.
Nah, dalam konteks bisnis, reimbursement biasanya terjadi ketika seorang karyawan atau anggota organisasi, menggunakan dana pribadi untuk keperluan perusahaan. Contohnya seperti:
- Hak pengobatan karyawan jika sakit, atau berobat
- Biaya perjalanan dinas
- Pembelian perlengkapan kantor
- Pengeluaran lain yang terkait dengan tugas atau tanggung jawab kerja
Kategori Umum Reimbursement di Perusahaan
Ingat, ada banyak jenis atau kategori reimbursement yang ada di perusahaan. Jadi, nggak hanya reimbursement untuk asuransi atau biaya medis saja ya! Berikut informasinya:
- Biaya Perjalanan Dinas: Kategori reimbursement atas penggantian biaya transportasi terkait perjalanan dinas seperti (tiket pesawat, kereta, taksi, atau transportasi umum lainnya), lalu ada biaya akomodasi (hotel atau penginapan), hingga biaya makan dan minum, serta biaya lain.
- Biaya Pengadaan Perlengkapan: Dalam hal ini, reimbursement yang dimaksud adalah untuk pengeluaran pembelian perlengkapan atau peralatan kantor, seperti pembelian komputer, perangkat lunak, printer, alat tulis, atau peralatan lainnya.
- Biaya Representasi: Reimbursement dalam kategori ini biasanya digunakan untuk kegiatan representasi perusahaan, seperti makan malam bisnis dengan mitra atau klien, pertemuan bisnis, acara networking, atau kegiatan promosi perusahaan.
- Biaya Pelatihan dan Pendidikan: Jika perusahaan memberikan fasilitas pelatihan, maka semua biaya akan ditanggung perusahaan, sehingga karyawan bisa melakukan reimbursement untuk segala jenis pengeluaran yang terkait dengan pelatihan atau pendidikan, untuk meningkatkan keterampilan atau pengetahuan karyawan, seperti biaya seminar, workshop, kursus, atau sertifikasi.
- Biaya Medis: Selanjutnya, reimbursement kategori ini, biasa digunakan untuk pengeluaran yang terkait dengan biaya perawatan medis atau pengobatan karyawan (biaya kunjungan ke dokter, tebus obat-obatan, tes laboratorium, atau biaya rawat inap).
- Biaya Lainnya: Terakhir, ada kategori lain-lain yang mencakup pengeluaran yang tidak masuk ke dalam kategori-kategori di atas. Namun, masih relevan dengan pekerjaan atau tugas yang dilakukan oleh karyawan. Contohnya: Biaya pindah, biaya telepon atau internet, biaya parkir, atau biaya lainnya yang diotorisasi oleh perusahaan.
Penyebab Umum Proses Reimbursement Tidak Efisien
Namun, perlu diingat bahwa tidak semua perusahaan memiliki fasilitas dan kebijakan yang sama, terkait proses reimbursement. Sehingga, jika ada masalah yang timbul akibat proses yang lambat dan kurang efisien, sudah dipastikan ada faktor penyebab yang sedang terjadi. Apa saja?
Pastinya ada banyak faktor, yang menyebabkan proses reimbursement justru menjadi ladang masalah baru, bagi perusahaan dan juga karyawan.
Berikut penyebab umum, mengapa proses dan kebijakan Reimbursement di perusahaan, menjadi tidak jelas dan tidak efisien:
1. Dokumen Reimbursement yang Tidak Sesuai
Penyebab yang pertama adalah jika karyawan mengajukan dokumen-dokumen reimbursement yang tidak lengkap, tidak jelas, atau tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan. Sehingga, membuat prosesnya dapat menjadi terhambat seperti kwitansi hilang, tidak surat dokter atau resep obat saat tebus, dan lain-lain.
2. Proses Persetujuan dan Verifikasi yang Banyak Tahapannya
Penyebab kedua adalah jika ada banyak langkah atau tahapan persetujuan verifikasi, yang harus dilalui karyawan sebelum penggantian dapat dilakukan. Hal tersebut juga membuat proses reimbursement menjadi lambat.
Contohnya, jika di perusahaan Anda memiliki banyak tingkatan manajemen, tingkatan unit, departemen atau divisi lain, yang terlibat dalam verifikasi. Seperti dari atasan, harus verifikasi ke head divisi, lalu ke head HRD dan berakhir di bagian finance.
3. Volume Permintaan Reimbursement yang Tinggi
Bagian financenya sedikit, karyawannya banyak, apalagi jika mereka mengajukan reimbursement secara bersamaan. Karena, hal tersebut bisa menjadi salah satu penyebab mengapa proses reimbursement menjadi lambat.
Jadi, volume permintaan atau permohonan yang tinggi , bisa menimbulkan antrean panjang. Di sisi lain, tim atau departemen yang bertanggung jawab, juga mengalami keterbatasan sumber daya.
Kalau sudah seperti ini, perusahaan seperti butuh sumber daya yang lebih banyak, atau menggunakan teknologi yang lebih canggih, terkait proses ini.
4. Kebijakan Perusahaan yang Rumit
Hal yang membuat karyawan malas ketika mengajukan reimbursement adalah, karena kebijakan perusahaan yang memang rumit. Selain malas, karyawan juga harus membutuhkan waktu ekstra untuk memahami, dan mengikuti prosedur tersebut.
Akibatnya, karyawan mungkin bisa saja membuat kesalahan dalam pengajuan permintaan atau permohonan reimbursement, sehingga memperlambat prosesnya.
5. Masalah Teknis
Terakhir, adanya masalah teknis seperti sistem atau aplikasi yang digunakan perusahaan, tidak efisien dalam proses pengajuan dan pemrosesan reimbursement.
Hal tersebut, tentunya dapat menyebabkan penundaan. Misalnya, sistem pengajuan online yang tidak berfungsi dengan baik atau gangguan pada sistem informasi keuangan perusahaan dapat menghambat proses reimbursement.
Proses Reimbursement yang Efisien dengan Nusawork
Seperti yang bisa dilihat dari penyebab umum di atas, maka perusahaan harus bisa mencari jalan keluar agar proses reimbursement bisa berjalan lebih efisine.
Salah satu caranya adalah dengan menggunakan software khusus HR, dari Nusawork. Dengan Nusawork, perusahaan Anda bisa menjalankan proses reimbursement dengan lebih cepat, akurat, dan efisien.
Nusawork sendiri merupakan sebuah platform digital yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam proses reimbursement di perusahaan. Berikut beberapa manfaat yang dapat Anda peroleh dengan menggunakan Nusawork:
- Pengajuan Online: Nusawork memungkinkan pengajuan reimbursement dilakukan secara online melalui platform yang mudah digunakan. Ini mengurangi ketergantungan pada pengajuan manual yang membutuhkan pengumpulan dan pengiriman dokumen fisik.
- Otomatisasi dan Integrasi: Nusawork dapat terintegrasi dengan sistem keuangan perusahaan, sehingga memungkinkan otomatisasi dalam proses verifikasi dan persetujuan.
- Notifikasi dan Pemantauan: Nusawork memberikan notifikasi kepada karyawan mengenai status pengajuan reimbursement mereka, termasuk tahap persetujuan dan pembayaran. Karyawan dapat melacak dan memantau proses reimbursement mereka secara real-time, sehingga meminimalkan ketidakpastian dan meningkatkan transparansi.
- Analisis dan Pelaporan: Nusawork menyediakan fitur analisis dan pelaporan yang memungkinkan manajemen perusahaan untuk menganalisis data reimbursement secara menyeluruh.
- Keamanan Data: Nusawork mengutamakan keamanan data pribadi dan keuangan. Informasi sensitif yang terkait dengan reimbursement dienkripsi dan dilindungi dengan standar keamanan yang tinggi. Ini membantu melindungi integritas dan kerahasiaan data karyawan dan perusahaan. Sudahkah perusahaan Anda beralih ke teknologi yang lebih canggih, terkait proses reimbursement? Yuk, segera beralih ke software HR Nusawork untuk pengelolaan karyawan, yang lebih baik!
Sudahkah perusahaan Anda beralih ke teknologi yang lebih canggih, terkait proses reimbursement? Yuk, segera beralih ke software HR Nusawork untuk pengelolaan karyawan, yang lebih baik!
Hubungi Sales