Perusahaan Anda, tim ikut kebijakan cuti bersama pemerintah atau tidak nih? Iya atau tidak, intinya setiap karyawan yang sudah mulai masuk, diimbau harus tetap hadir agar data absensi kehadirannya tidak bolong.
Mau ditinggal mudik atau liburan panjang sekalipun, perusahaan tetap membutuhkan karyawan, begitupun karyawan juga tetap membutuhkan pekerjaan. Sehingga, di sini pihak perusahaan pasti akan membutuhkan juga, yang namanya data absensi kehadiran karyawannya.
Pengertian Absensi Kehadiran Karyawan
Tidak hanya untuk kalangan karyawan saja, bahkan sistem absensi kehadiran juga diterapkan pada instansi pendidikan, seperti di sekolah hingga perguruan tinggi. Jadi, apa itu absensi kehadiran karyawan?
Oke, absensi karyawan adalah sebuah bentuk pendataan kehadiran, yang dihitung per satu orang karyawan. Nantinya, data kehadiran tersebut akan digunakan sebagai laporan status kehadiran, selanjutnya bisa dikelola untuk keperluan lain seperti perhitungan gaji hingga penilaian kinerja.
Hingga saat ini, sistem absensi kehadiran karyawan, sudah mulai canggih. Karena, di dalam data absensi, akan tercantum informasi yang lengkap dan akurat, mulai dari:
- Nama karyawan yang terdaftar di institusi tersebut
- Hari
- Tanggal
- Waktu (Jam, menit, detik) kehadiran, baik saat masuk dan pulang
- Lokasi absensi
Cara-cara Melakukan Absensi Kehadiran Karyawan
Dari yang jadul sampai yang canggih, cara absensi kehadiran di setiap instansi bermacam-macam. Kalau di perusahaan Anda, masih pakai sistem absensi jadul atau sudah modern nih?
Pasalnya, memang ada banyak cara melakukan absensi karyawan, yang biasa diterapkan perusahaan. Bahkan, di era modern seperti ini, masih banyak lho perusahaan yang cara absensinya masih pakai kertas. Berikut informasinya:
- Absensi Analog (Kertas): Jenis absensi yang dilakukan secara manual menggunakan kertas dan dimasukkan ke dalam suatu alat slot.
- Absensi Pin Karyawan: Sistem yang digunakan menggunakan pin karyawan, yang biasanya merupakan bagian dari identitas karyawan.
- Absensi Menggunakan Fingerprint: Absensi ini menggunakan sistem scan sidik jari dari masing-masing karyawan
- Absensi Magnetic Card: Menggunakan magnetic card yang terdapat chip di dalamnya, seperti kartu debit atau kartu kredit
- Absensi Biometrik (Scan wajah): Menggunakan teknologi biometrik atau scan wajah, untuk menarik data dengan cepat, akurat dan aman.
- Absensi Website dan Absensi Mobile (Online): Biasanya digunakan untuk karyawan yang bekerja di luar kantor atau Work From Home. Karena karyawan bisa absensi melalui aplikasi di smartphonenya masing-masing
Perkembangan Cara Pencatatan Absensi
Sebelum adanya cara pencatatan absensi yang modern dan canggih, terdapat masa di mana absensi terlihat sangat jadul dan tentunya lambat hingga rawan hilang. Wah bahaya nih kalau masih diterapkan saat ini!
Bagus saja, perkembangan cara pencatatan absensi sudah mulai diciptakan, dengan cara yang lebih baik. Buat yang belum tahu, atau belum pernah merasakan, beberapa metode pencatatan absensi ini, pernah digunakan di masa lalu antara lain:
- Catatan manual: Metode ini melibatkan penggunaan buku catatan manual atau lembar kerja untuk mencatat kehadiran karyawan.
- Kartu absensi: Metode ini melibatkan penggunaan kartu absensi atau kartu time card yang digunakan untuk mencatat jam masuk dan keluar karyawan.
- Kertas pembulatan waktu: Metode ini melibatkan penggunaan kertas pembulatan waktu (punch card) yang digunakan untuk mencatat waktu masuk dan keluar karyawan dengan cara menekan tombol pada mesin pembulatan waktu.
- Sistem komputerisasi: Metode ini melibatkan penggunaan perangkat lunak absensi yang digunakan untuk mencatat dan mengelola data absensi karyawan.
Setelah itu, lebih tepatnya beberapa tahun terakhir, teknologi pengenalan wajah dan sidik jari, juga telah digunakan untuk pencatatan absensi. Nah, penggunaan teknologi ini memungkinkan pencatatan absensi yang lebih akurat dan efisien.
Pentingnya Adanya Absensi Kehadiran
Bisa dibayangkan, jika perusahaan tidak menerapkan sistem absensi kehadiran. Karyawan akan seenaknya bekerja, datang dan pulang semaunya, tidak ada catatan siapa karyawan yang rajin dan yang tidak, bahkan pembagian gaji juga jadi tidak akan adil.
Tanpa disadari, absensi kehadiran memang menjadi penting, tidak hanya soal kedisiplinan, tapi juga untuk membantu tim HR dan finance untuk mengelola gaji, masing-masing karyawan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa absensi karyawan sangat penting:
1. Mengukur kinerja karyawan
Absensi kehadiran karyawan dapat membantu mengukur kinerja karyawan dan menentukan apakah karyawan tersebut hadir dengan konsisten dan produktif. Jika karyawan sering absen atau terlambat, hal ini dapat mempengaruhi kinerja dan produktivitas tim secara keseluruhan.
2. Menjaga disiplin kerja
Absensi kehadiran karyawan dapat membantu menjaga disiplin kerja dalam organisasi. Dengan memiliki aturan yang jelas tentang absensi kehadiran, karyawan dapat memahami ekspektasi dan tuntutan yang diperlukan dalam lingkungan kerja.
3. Menentukan gaji dan tunjangan
Absensi kehadiran karyawan juga dapat digunakan untuk menentukan gaji dan tunjangan karyawan. Jika karyawan sering absen atau terlambat, hal ini dapat mempengaruhi jumlah gaji dan tunjangan yang diterima oleh karyawan.
4. Mengidentifikasi masalah
Absensi kehadiran karyawan juga dapat membantu mengidentifikasi masalah dalam organisasi seperti kekurangan staf, kebutuhan pelatihan tambahan atau tugas yang terlalu berat. Hal ini dapat membantu perusahaan mengambil tindakan yang tepat untuk memperbaiki masalah dan meningkatkan kinerja.
5. Meningkatkan keamanan dan kesehatan
Absensi kehadiran karyawan juga dapat membantu meningkatkan keamanan dan kesehatan di tempat kerja. Dengan mengidentifikasi karyawan yang sering absen atau terlambat, perusahaan dapat mengambil tindakan pencegahan seperti pelatihan keselamatan tambahan atau memperbaiki kondisi kerja yang tidak aman.
Pantau Absensi Karyawan Melalui Nusawork
Bagaimana? Masih bertumpu pada sistem absensi kehadiran, yang sudah jadul? Duh, sudah tidak zaman! Bagaimana kalau ada karyawan yang curang? Belum lagi datanya rusak atau hilang?
Kini saatnya Anda beralih ke sistem absensi berteknologi, untuk memudahkan perusahaan khususnya tim HR, dalam mengelola absensi karyawan seperti Nusawork.
Nusawork adalah platform yang dapat membantu perusahaan, berbasis web dan aplikasi. Nusawork tentunya bisa diandalkan dalam memantau absensi karyawan dengan mudah dan efisien.
Fitur-fitur yang disediakan Nusawork juga lengkap, seperti sistem absensi digital, pengaturan jadwal kerja, cuti, izin, perhitungan gaji, pajak, tunjangan dan lain-lain.
Apa keunggulan dari Nusawork?
- Akurat dan Real-Time: Absensi karyawan akan tercatat secara akurat dan real-time.
- Mudah Diakses: Data absensi dapat diakses dengan mudah melalui platform Nusawork, kapan saja, di mana saja.
- Pengaturan Jadwal Kerja: Terdapat fitur untuk mengatur dan merencanakan jadwal kerja karyawan
- Cuti dan Izin: Tidak lagi manual, dengan Nusawork mengajukan cuti dan izin bisa secara online
- Laporan Absensi: Bisa membuat laporan absensi, untuk membantu HR dan manajer memantau absensi karyawan dengan lebih efisien, yang gunanya juga untuk identifikasi pola absensi karyawan, menghitung gaji, dan membuat penilaian kinerja.
Intinya, dengan menggunakan Nusawork, perusahaan dapat memantau absensi karyawan dengan lebih mudah dan efisien, sehingga dapat meningkatkan efisiensi operasional dan kinerja karyawan.
Hubungi Sales